ZenTodo的基础理论ZTD介绍
什么是ZTD理论？
Getting Things Done（GTD）作为目前最好的提高效率的系统之一，并不是绝对完美的。与GTD相比，ZTD 更崇尚简单，更注重行动，同时也保持了GTD系统中非常完美的收集信息和规划行动的方法。
如果GTD并不是完全适合你，那为什么不试一试ZTD？从更实际的角度，改变和培养好习惯；更注重行动和建立更简单的系统结构 —— Zen To Done。
ZTD致力于解决在实施GTD的过程中五个许多人都会遇到的问题。
GTD中的问题和ZTD的解决方法
问题一：一次改变太多习惯
这是很多人学习GTD最终失败的主要原因：GTD需要一次改变很多习惯。"伤其十指，不如断其一指"的道理告诉我们，与其一次改变很多习惯然后失败，不如将精力集中在改变一个习惯而最终成功。
ZTD解决方法：一次只改变一个习惯，使用那些已经被证明行之有效的方法（30天挑战、承诺、自我激励等），最后一步一步地采纳整个系统。
问题二：过多时间用在整理上
虽然称作Getting Things Done，事实上GTD把很多时间都用在整理信息上了。《Getting Things Done》介绍了一种优秀的管理系统，但是在完成实际任务的环节上却没有足够地深入探讨。
ZTD解决方法：教你如何用简单、无压的途径完成你的任务。
问题三：缺乏结构
不具有严谨的结构是GTD的一个特点，但是由此带来的即时决定，反而让许多人产生困惑。
ZTD解决方法：
- 加强计划的习惯，每天设定三个MIT（最重要的事）
- 养成有规律的习惯，让每日和每周更有规律
问题四：任务清单过载
GTD并不区分"收件箱"中所收到的任何东西，当我们把所有的事务都放在任务清单上，最终会因为超载而失败。
ZTD解决方法：把精力放在重要的事情上面并且努力做好它们。
问题五：缺乏对重要事项的关注
GTD是一个自下而上的系统，能把身边发生的事情都管理的很好，但对那些真正应该做的要事重视不够。
ZTD解决方法：每周回顾自己的任务，找出本周、本日最需要完成的大事。
ZTD的10个习惯
习惯1：收集
这个习惯与GTD完全一样：把所有在脑海里浮现的信息（任务、想法、项目等）记录到ZenTodo软件中。因为只有把信息从脑海里记录下来，你才不会忘记它们。
关键点：
- 在忘记事情之前赶紧把信息记下来
- 千万不要拖延，否则信息会积累得越来越多
- 积极主动地规划你所收集的信息
习惯2：处理
收件箱中的任务堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对任务及时做出处理和归纳成类，你才能避免任务箱的堆积。
处理原则：
- 从上往下处理信息，马上做出决定
- 删除 - 如果不需要这条信息，就删掉它
- 委派他人 - 你不是做这件事的合适人选？交给最适合的人
- 立刻完成 - 如果需要的时间少于两分钟，立即完成
- 等下再做 - 如果需要时间多过两分钟，列入任务清单
- 制作档案 - 需要额外的参考文件，就为它制作一个档案
习惯3：计划
每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。
技巧：
- 每周计划 - 在每周开始时，想想这周最想完成什么，限制在4-6件
- 安排大石头 - 将本周重大事件放在周程计划中，每天只放一个或两个
- 每日MIT - 每天早上决定今日最重要的任务，选择1-3个
- 优先执行 - 每天早上做的第一件事就是完成第一件最重要的任务
- 回顾庆祝 - 完成后记得回顾并表扬自己
习惯4：执行
执行是所有习惯中最最重要的！如果你不执行计划的行动，那其他的所有管理习惯也就是无意义的。
执行建议：
- 选择一个任务，在不分心的情境下专注执行
- 一次只执行一件事，千万不要多线工作
- 不要让工作突然中断
- 完成后再进行下一个任务
习惯5：建立清单系统
用清单管理所有任务，让大脑专注于执行而非记忆。
习惯6：整理
定期整理你的任务和项目，保持系统的清晰。
习惯7：回顾
每周回顾你的任务完成情况，调整下周计划。
习惯8：简化
精简任务清单，每天只关注三件最重要的事。
简化技巧：
- 花几分钟回顾任务清单，尝试把任务消去一半
- 了解你的主要目标，把精力集中于一件事情上
- 学会说不，减少你的承诺
- 减少信息输入，简化输出
习惯9：设定惯例
设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。
设定例程的技巧：
- 工作清单 - 列出所有在工作中想要完成的任务
- 个人清单 - 列出个人事务如锻炼、阅读、付帐单等
- 批量处理 - 将小的任务放在一起来做
- 每日例程 - 确定每天做这些事的固定时间
- 每周例程 - 将每周要做的事在一周内分散开
- 坚持30天 - 让例程慢慢形成习惯
习惯10：找到热情
如果你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力完成。
找到热情的步骤：
- 研究 - 了解从事你心仪工作的人的经验
- 教育 - 获取需要的技能和知识
- 计划 - 想出有用的方法去解决绊脚石
- 行动 - 主动去发现和抓住机会
- 坚持 - 不要因为几次失败而放弃
做一份使你充满激情的工作与任务，会让你精神饱满，动力十足！